사무직 직장인들은 종일 문서의 늪 속에서 전쟁을 치르고 있죠. 그래서 위와 같은 문구에 쉽게 공감할 수 있을 텐데요. LG디스플레이 기업 블로그에서는 직장인들을 위한 Office 팁을 소개해드리고자 합니다.
그 첫 번째는 직장인 필수 프로그램이라고 하는 ‘엑셀’인데요. 어찌 보면 가장 어려워 보이는 엑셀! 기본 함수는 무려 300건이 넘는 방대한 양을 보입니다. 바쁜 직장인들이 이 모든 함수를 다 외우고 다닐 순 없는 법. 그래서 활용도가 높은 함수들을 쏙쏙 골라 준비해보았습니다. 먼저, 가장 기본이 되는 함수부터 학습해보도록 하겠습니다. 가벼운 마음으로 학습해보세요.
SUM, AVERAGE 등 – 가장 기본이 되는 함수
1. 합계 구하기 – SUM
합계(SUM)는 엑셀에서 가장 많이 쓰이는 함수라고 해도 과언이 아닐 만큼, 가장 기본적이고 필수적인 함수입니다. 방법은 무척 간단한데요. 더하고 싶은 셀들을 가로 또는 세로로 일렬로 정리해 둔 다음, 빈 셀에 “=SUM”이라고 쓰고 해당 줄의 첫 번째 셀(A1)과 마지막 셀(D1)까지 더한다는 뜻으로 “(A1:D1)”이라고 적으면 끝입니다. 결과값엔 해당 범위의 값을 모두 더한 값이 도출됐네요.
여기서 잠깐! 빠르게 합계를 계산하고 싶어요
빠르게 합계를 구해야 할 경우, 엑셀의 ‘자동 합계’ 버튼을 사용하면 좋습니다. 수식 탭에서 자동 합계를 클릭하고 (범위는 자동으로 지정됩니다) Enter를 입력하면 계산이 완료됩니다.
2. 평균 구하기 – AVERAGE
중요도로 따지면 합계와 비등한 평균(AVERAGE) 역시 방법은 간단합니다. 합계를 구하는 함수에서 ‘SUM’을 ‘AVERAGE’로만 바꾸면 되거든요. “=AVERAGE” 함수를 쓴 다음, 첫 번째 셀(A1)과 마지막 셀(D1)까지, 즉 해당하는 범위의 평균을 구한다는 뜻으로 “(A1:D1)”이라고 쓰면 해당 범위의 평균값이 도출됩니다.
거래처가 제시한 가격, 면접 지원자들의 점수를 파악하려 할 때 가장 높은 값, 가장 낮은 값, 중간 값, 가장 자주 나온 값을 알 필요가 있죠. 이를 구하려면 역시 범위 “(A1:D4)”를 먼저 지정합니다. 여기서 최대값은 그 앞에 “=MAX”를, 최저값은 “=MIN”을, 중간값은 “=MEDIAN”을, 최빈값은 “=MODE”을 쓰면 됩니다. 함수 이름만 알아두면 어렵지 않겠죠?
COUNT, COUNTA, COUNTIF – 개수 세기
1. 숫자가 있는 셀의 개수 세기 – COUNT
COUNT 함수는 숫자가 있는 셀의 개수를 세어주는 함수입니다. 보통 일반 숫자 데이터를 세야 할 때 자주 활용되는데요. 단, 숫자와 날짜만 카운트가 되고 영어, 한글, 특수문자는 포함되지 않는다는 점은 유념해야겠네요. “=COUNT(범위)”
2. 영어, 한글, 특수문자까지 포함한 셀의 개수 세기 – COUNTA
숫자뿐 아니라 영어, 한글, 특수문자 모두 카운트하고 싶다면? ‘COUNTA’ 함수를 쓰면 됩니다. 구성은 다음과 같습니다. “=COUNTA(범위)”
3. 특정 값의 셀 개수 세기 – COUNTIF
위와 같이 지정된 범위 내에 ’50’이 들어간 셀이 몇 개 있는지 알고 싶다면, COUNTIF 함수를 사용해보세요. 방법은 간단한데요. 함수를 쓴 뒤 범위 뒤에 ’50’이 있는 셀 하나만 쓰면 됩니다. 그림을 보면 50이 쓰여 있는 A3를 넣어 “(A1:D4, A3)”라고 쓴 뒤 그 앞에 “=COUNTIF”를 써줬습니다.
TRIM, SQRT, NOW – 이건 몰랐지? 은근 자주 활용할 수 있는 함수
마지막은 보너스 코너입니다. 몰라도 큰 지장은 없지만, 다른 사람 앞에서 이 함수를 쓰는 모습을 보여주면 ‘고급 엑셀 마스터’라는 별명을 얻을 수 있을 겁니다. 😀
1. 셀의 공백 없애기 – TRIM
다른 프로그램에서 엑셀로 텍스트를 복사해왔는데, 앞뒤 공백이 있어 하나하나 수정했던 경험이 있지 않으신가요? 띄어쓰기 등 인위적으로 준 공백은 왼쪽, 또는 오른쪽 정렬을 해도 공백이 사라지지 않죠. 그래서 일일이 셀을 클릭해 고치다 보면 반복되는 단순 작업에 스트레스가 몰려옵니다. TRIM 함수는 이 스트레스를 해소해주는 데 도움을 주는 ‘착한’ 함수인데요. 예를 들어 셀 B1 안의 공백을 정리하고 싶다면, 빈 셀에 =TRIM(B1)을 입력해주면 바로 정리가 되는 식입니다. 다른 셀에도 같은 함수를 반복해 작성하거나, 셀 모서리를 끌면서 셀을 확장하면 됩니다.
2. 제곱근 구하기– SQRT
1345의 제곱근 값은? 답을 구하기 위해 주섬주섬 계산기를 꺼내시지 않으셔도 좋습니다. 셀에 “=SQRT(1345)”라고 입력하면 답이 나오니까요. 함수 이름은 제곱근이라는 영어의 ‘Square Root’를 따서 만들었답니다.
3. 지금 날짜와 시간 알아보기 – NOW
지금 날짜와 시간을 알고 싶다면, 빈 셀에 “=NOW( )”를 입력합니다. 실시간으로 업데이트해야 하는 셀의 경우 무척 유용하겠죠? 보너스 팁으로 오늘부터 15일 뒤가 언제인지 알고 싶다면, =NOW()+15를 입력하면 됩니다.
지금까지 ‘엑셀의 꽃’이라고 부르는 함수들을 알아보았습니다. 알고 보면 별로 어렵지 않죠? 그래도 업무에 바로 써 먹기 위해서는 틈틈이 연습해보시길 권해드립니다. 그럼, 다음 편에 또 다른 유용한 오피스 팁으로 찾아 뵙도록 하겠습니다!
